Адресная книга

Если у вас много знакомых, друзей, деловых партнеров, то вы наверняка уже сталкивались с проблемой хранения контактной информации. Фамилия, имя, отчество, телефон, адрес электронной почты — все это надо записать и быстро найти при необходимости.  Для этого прекрасно подходит Адресная книга, входящая в состав Windows XP. Чтобы открыть ее, необходимо войти в меню Пуск - Все программы - Стандартные, а затем выбрать пункт Адресная книга.

Начало работы

В Адресную книгу можно добавлять записи следующих типов: Контакты (то есть отдельных пользователей или компании); Группы контактов, то есть корреспондентов, объединенных по какому-то признаку. Это могут быть, например, сотрудники одного предприятия или члены одной семьи. Возможность объединения адресатов в группы особенно важна при работе с большой адресной книгой; Папки, которые могут содержать как отдельные контакты, так и их группы.

Добавление контактов

Добавлять адреса электронной почты и другие контактные данные (например, телефоны) в Адресную книгу можно несколькими способами. Во-первых, непосредственно в самом приложении.

Для примера, создадим папку Деловые партнеры, в ней — группу Журнал Enter, а в ней, в свою очередь, один контакт. Запустив Адресную книгу, нажмите на кнопку Создать на панели инструментов, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать папку. После этого укажите название новой папки и щелкните мышью по кнопке ОК. Созданный каталог появится в левой части окна программы.

Теперь щелкните мышью по названию папки, чтобы выделить ее, затем снова нажмите на кнопку Создать и выберите пункт Создать группу, после чего введите название нового элемента. Здесь же можно добавить в создаваемую группу первые контакты. Для этого достаточно заполнить поля Имя и Электронная почта, после чего нажать на кнопку Добавить.

Если вы хотите внести в Адресную книгу более подробную информацию о новом контакте, нажмите на кнопку Создать контакт и в открывшемся окне введите нужные данные (имя, должность, адрес, номера телефонов и так далее).

Во вкладке Подробности о группе окна свойств новой группы можно указать общую контактную информацию.

Чтобы добавить контакты в уже созданную группу, выделите ее название в списке щелчком мыши, после чего нажмите на кнопку Создать и в открывшемся меню выберите пункт Создать контакт.

Интеграция

Адресная книга Windows XP интегрирована в другую программу, поставляющуюся вместе с этой ОС, — Outlook Express. Этот почтовый клиент можно настроить таким образом, чтобы при создании ответов на письма адреса и имена их получателей автоматически заносились в адресную книгу.

Для этого запустите Outlook Express и в меню Сервис выберите пункт Параметры. После этого во вкладке Отправка сообщений щелчком левой клавиши мыши установите флажок Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь.

Также существует возможность быстро добавлять в Адресную книгу координаты авторов поступающих к вам писем. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку интересующего вас сообщения и выбрать команду Добавить отправителя в адресную книгу.

Безопасность

Чтобы не потерять все накопленные контакты в случае переустановки операционной системы или в результате поломки компьютера, рекомендуется воспользоваться функциями экспорта и импорта данных из Адресной книги Windows. Для сохранения информации выберите в меню Файл пункт Экспорт, затем формат (чтобы экспортировать все данные, укажите вариант Адресная книга (WAB).

Импорт сведений происходит по аналогичной схеме, с тем лишь отличием, что в меню Файл нужно выбрать пункт Импорт.

Независимость

Практически все почтовые клиенты поддерживают импорт контактов из Адресной книги Windows. Таким образом, даже если вы решите отказаться от использования Outlook Express, вам не придется заново заполнять всю базу адресов и телефонов. Например, в почтовой программе The Bat! для переноса контактов достаточно открыть внутреннюю адресную книгу, а затем войти в меню Файл - Импорт, после чего выбрать вид импорта: Outlook Express (Адресная книга Windows).