Построение таблиц

Original on http://www.interguru.com/mailconv.htm

Начало здесь.

Рабочий лист всегда можно переименовать. Выберите в главном меню Формат — > Лист — > Переименовать. После того как на названии листа появится курсор, вы можете задать его новое имя.

В окне Ориентация можно, к примеру, указать вертикальное размещение содержимого ячейки. Для этого введите значение 90 или -90 в поле Градусов либо переместите слово Надпись на соответствующую метку. Также можно задать расположение содержимого и под любым другим углом, а не только строго по вертикали или по горизонтали.

На этой же вкладке можно указать выравнивание содержимого ячейки по горизонтали и по вертикали. При выравнивании по горизонтали по умолчанию используется способ по значению, но содержимое можно выравнивать по левому или по правому краю, по центру или по ширине столбца. Задать эти способы выравнивания можно также, используя кнопки панели инструментов Форматирование.

При построении сложных таблиц, содержащих разное количество ячеек в разных столбцах и строках, часто не знаешь, с чего начать, и, после того как введены данные в первые несколько ячеек, окончательно запутываешься. Если вы выработаете для себя определенный алгоритм построения и ввода данных в электронную таблицу и будете придерживаться его на протяжении всей работы, то ее не придется переделывать по несколько раз.

В первую очередь нужно определить максимальное количество ячеек по горизонтали. После этого представьте себе, каким образом вам нужно вводить данные построчно и как объединять ячейки, чтобы получить результат. Данные лучше всего вводить по строкам, сразу же объединяя ячейки нужным образом.

Сложные таблицы

При построении сложных таблиц возможна ситуация, когда один столбец нужно разбить на несколько граф. Например, у нас есть пункт «Количество», который разбит по годам с 1999-го по 2003-й и служит шапкой для дат. Действие, которое позволит добиться желаемого результата, называется объединением ячеек. Для этого выделите ячейки, которые необходимо объединить, зайдите в уже знакомом нам меню Формат ячейки во вкладку Выравнивание и поставьте галочку напротив Объединение ячеек (рис. 4).

При объединении следует помнить о том, что в объединенную ячейку будут помещены только данные ячейки, которая находится в верхнем левом углу выделенного диапазона. Содержимое остальных ячеек удаляется.

В объединенной ячейке текст можно выравнивать так же, как и в обычной, при помощи кнопок панели инструментов. Для отмены объединения, то есть для разбивки объединенной ячейки на несколько, нужно во вкладке Выравнивание меню Формат ячейки снять пометку Объединение ячеек.

После ввода данных нужно обозначить границы линиям и разделителям. Для этого используйте кнопку Границы, находящуюся на панели инструментов, либо выберите в меню Формат ячейки одноименную вкладку. В этом окне можно задать тип (внешняя, внутренняя либо отдельные линии) и цвет линий границы. Если же необходимо закрасить саму ячейку, то сделать это можно с помощью меню Вид.

Если что-то забыли...

При работе с документом всегда можно добавить в таблицу строку, столбец, рабочий лист или ячейку. Для этого выберите пункт главного меню Вставка, а затем нужный в данный момент подпункт. При вставке ячейки перед вами появится окно Добавление ячейки, в котором вы можете выбрать наиболее подходящий вариант (рис. 5). Здесь также можно вставить новую строку или столбец.

Помните, что новая строка вставляется выше активной, новый столбец — слева от активного, а рабочий лист появится у вас перед активным.

С тем же успехом вы можете и удалять все вышеперечисленные компоненты. Эта операция как две капли воды похожа на добавление ячейки — с той только разницей, что теперь вам нужно зайти в пункт Правка главного меню и выбрать Удалить... Для удаления сразу целого листа из рабочей книги отведен отдельный пункт меню программы.

Excel позволяет не только добавлять и удалять строки и столбцы, но и изменять их размеры. Если вы зайдете в пункт Формат, далее Строка и в нем выберете Высота, то перед вами появится окно, в котором можно задать высоту строки в соответствии с размером шрифта. Задавать ширину столбца можно так же, только выбрав Формат —> Столбец —> Ширина.

К печати готов!

Итак, таблица готова, данные внесены, осталось только распечатать, но для начала нужно задать параметры страницы. Выберите Файл —> Параметры страницы, и перед вами появится окно, с помощью которого документу можно будет придать необходимый внешний вид (рис. 6).

Воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр, чтобы посмотреть, как будет выглядеть ваша таблица на бумаге. Если внешний вид документа вас устраивает, то командуйте принтеру начать работу.

Шпионские страсти

Если, работая в Excel, вы захотите припрятать какие-то данные от других пользователей, просто скройте «секретные» строки, столбцы или листы, выбрав Формат —> Строка (Столбец или Лист) —> Скрыть. Информация останется в рабочей книге, но отображаться не будет. А когда данные утратят свою «секретность» или понадобятся для работы, выберите Формат —> Лист —> Отобразить, укажите название скрытого диапазона, и все данные вернутся в таблицу на свое привычное место.

Для этого в меню Файл выберите Печать. На экране появится окно, в котором вы можете указать, что распечатывать — выделенный лист, всю книгу или выделенный диапазон ячеек. Здесь же задается количество копий и область печати — все страницы, страницы выделенного диапазона, вся книга или выделенный фрагмент.

Все сказанное касалось построения и размещения данных в таблицах. Это та основа, без которой невозможно что-либо сделать в Excel и которая в дальнейшем поможет облегчить вам работу с этой интересной программой.

Рабочая книга — файл, созданный с помощью Microsoft Excel.

Рабочий лист — основная часть рабочей книги, в которую вводятся данные.

Ячейка — основной структурный элемент таблицы, находится на пересечении строк и столбцов.

Адрес ячейки — комбинация номера столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка.

Объединение ячеек — распределение содержимого одной ячейки на несколько строк или столбцов.

Формат числа — способ представления и восприятия введенных в ячейку числовых данных.